O que fica arrumado
O que a empresa passa a ter em mãos.
Contagem da amostra
Quantos registros repetidos, quantos campos vazios e quantas grafias divergentes, por tabela.
Regras de preenchimento
Nome, código, unidade e endereço, com exemplo certo e errado ao lado de cada regra.
Matriz de responsáveis
Uma pessoa nomeada por tabela, com o que ela decide e o que ela apenas consulta.
Separação do que se guarda
O que é obrigação de arquivo e não pode ser corrigido nem apagado, listado item a item.
Plano de arrumação por etapas
Ordem das tabelas, prazo e forma de conferência de cada correção.
Relatório comparativo
A amostra de hoje e a do trimestre seguinte lado a lado, para ver se a regra pegou.
Seis frentes de arrumação, na ordem em que costumam render
Arrumar dado não é apagar linha. É descobrir por que a linha errada foi criada e mudar a rotina que a criou — senão, em três meses ela volta.
Frente 1Repetição no cadastro de clientes
O mesmo cliente aberto três vezes, com nome abreviado de jeitos diferentes. Levantamos a amostra, contamos os casos e escrevemos a regra de abertura de ficha que impede o quarto registro.
Frente 2Unidade de medida digitada à mão
Caixa, cx, CX, caixa com 12. Enquanto o campo for livre, nenhum relatório de quantidade vai fechar, por melhor que seja o sistema.
Frente 3Campo de observação virando arquivo
Endereço, telefone e condição especial escritos dentro do campo livre. Esses dados existem, mas não podem ser lidos por nada além de uma pessoa.
Frente 4Listas paralelas por área
Compras, produção e vendas mantêm listas próprias do mesmo item. Comparamos as três e mostramos onde e quando elas se separaram.
Frente 5Registro sem responsável
Toda tabela precisa de alguém que decida o que entra nela. Sem esse nome, a arrumação dura até a próxima semana cheia.
Frente 6Histórico que ninguém pode apagar
Parte do que parece lixo é obrigação de guarda. Separamos o que se arquiva do que se corrige, antes de qualquer limpeza.
O que diziam antes, o que passaram a usar depois
Publicado com autorização das empresas; contagens são as que constam dos relatórios.
«Cada tabela ganhou um nome de responsável. Antes disso, a arrumação durava duas semanas.»
EntregueMatriz de responsáveis por tabela.
«O endereço vivia dentro do campo de observação. Descobrimos isso na primeira amostra.»
EntreguePlano de arrumação com a ordem das tabelas.
«A segunda amostra, três meses depois, mostrou que a regra tinha pegado. Foi o que convenceu a diretoria.»
EntregueRelatório comparativo entre as duas amostras.
«Entramos achando que precisávamos de sistema novo. Saímos com a ordem de arrumar antes de trocar.»
EntreguePlano por etapas e requisitos para o sistema futuro.
Peça a leitura de uma tabela só
Escolha o cadastro que mais atrapalha e envie uma amostra dele. Em duas semanas devolvemos a contagem dos casos encontrados e a proposta de regra.