Consultoria de transformação digital, aberta em 2017
Somos uma consultoria de transformação digital, aberta em 2017. Sete pessoas, e o trabalho sempre termina em oficina com quem digita, não em apresentação para a diretoria.
A consultoria funciona desde 2017 e tem sete pessoas: quatro consultores que entrevistam e conduzem as oficinas, duas analistas que leem as tabelas e montam as contagens e uma pessoa responsável pela agenda e pelos relatórios. Todo mundo aqui é da casa; nada é repassado a terceiros.
Atendemos empresas de quinze a duzentos e cinquenta funcionários com cadastro grande e antigo: distribuidoras, atacados, redes de autopeças, cooperativas e prestadoras de serviço. Trabalhamos em Cuiabá e no interior de Mato Grosso, com semanas de visita agrupadas para reduzir deslocamento.
O trabalho começa por uma amostra: pegamos uma tabela e contamos registros repetidos, campos vazios e grafias divergentes. Número contado muda a conversa; impressão sobre a base, não. Depois vêm as entrevistas com quem digita, as regras de preenchimento e a matriz de responsável por tabela.
Toda arrumação termina em oficina — duas horas com quem preenche, corrigindo o texto da regra até ficar claro para quem vai aplicá-la no meio do atendimento, e não em sala tranquila. Um trabalho completo leva nove semanas, e a amostra é refeita no trimestre seguinte para ver se a regra pegou.
O que não fazemos: não desenvolvemos sistema, não criamos rotina de banco de dados e não damos suporte técnico; não somos revenda nem representante de fornecedor e não recebemos comissão; não apagamos nem corrigimos registro por conta própria, porque quem corrige de fora apaga informação que não sabe ler; e não mexemos no que é obrigação de arquivo legal — esse material é separado e listado item a item antes de qualquer correção.
Amostra antes de opinião
Contagem de linhas repetidas vale mais que qualquer impressão sobre a base.
Regra antes de limpeza
Apagar duplicata sem mudar a rotina apenas adia o problema.
A correção é de quem conhece
Quem corrige de fora apaga informação que não sabe ler.
Oficina com quem digita
Regra escrita longe do balcão não sobrevive à primeira semana cheia.
Seis frentes de arrumação, na ordem em que costumam render
Arrumar dado não é apagar linha. É descobrir por que a linha errada foi criada e mudar a rotina que a criou — senão, em três meses ela volta.
Frente 1Repetição no cadastro de clientes
O mesmo cliente aberto três vezes, com nome abreviado de jeitos diferentes. Levantamos a amostra, contamos os casos e escrevemos a regra de abertura de ficha que impede o quarto registro.
Frente 2Unidade de medida digitada à mão
Caixa, cx, CX, caixa com 12. Enquanto o campo for livre, nenhum relatório de quantidade vai fechar, por melhor que seja o sistema.
Frente 3Campo de observação virando arquivo
Endereço, telefone e condição especial escritos dentro do campo livre. Esses dados existem, mas não podem ser lidos por nada além de uma pessoa.
Frente 4Listas paralelas por área
Compras, produção e vendas mantêm listas próprias do mesmo item. Comparamos as três e mostramos onde e quando elas se separaram.
Frente 5Registro sem responsável
Toda tabela precisa de alguém que decida o que entra nela. Sem esse nome, a arrumação dura até a próxima semana cheia.
Frente 6Histórico que ninguém pode apagar
Parte do que parece lixo é obrigação de guarda. Separamos o que se arquiva do que se corrige, antes de qualquer limpeza.
O que diziam antes, o que passaram a usar depois
Publicado com autorização das empresas; contagens são as que constam dos relatórios.
«Três áreas mantinham listas do mesmo produto. Nunca tínhamos posto as três na mesma mesa.»
EntregueComparação das listas e mapa do caminho dos dados.
«A parte mais útil foi separar o que era lixo do que precisávamos guardar por obrigação.»
EntregueLista do que se arquiva e do que se corrige.
«Cada tabela ganhou um nome de responsável. Antes disso, a arrumação durava duas semanas.»
EntregueMatriz de responsáveis por tabela.
«O endereço vivia dentro do campo de observação. Descobrimos isso na primeira amostra.»
EntreguePlano de arrumação com a ordem das tabelas.
Peça a leitura de uma tabela só
Escolha o cadastro que mais atrapalha e envie uma amostra dele. Em duas semanas devolvemos a contagem dos casos encontrados e a proposta de regra.