Formatos de trabalho
Os cinco serviços da consultoria e o que entra em cada um. Depois deles, as três formas de contratar: leitura de amostra, arrumação completa ou acompanhamento trimestral.
Inventário de sistemas e planilhas
A lista do que está em uso: sistema, tabelas do cadastro, planilhas de apoio e controles paralelos, com dono, frequência e o que depende de cada item. Sem ela não dá para saber qual base é a de referência.
Mapa do caminho dos dados
Onde cada ficha é aberta, quem a abre, quantas pessoas digitam a mesma informação e em que ponto as grafias começam a divergir. Vem com a contagem da amostra: repetidos, campos vazios e variações por tabela.
Regras de cadastro e oficina
Como nomear cliente, produto, unidade de medida e endereço, com exemplo certo e errado ao lado de cada regra, matriz de responsável por tabela e oficina de duas horas com quem digita no dia a dia.
Requisitos do sistema futuro e escolha do fornecedor
A lista escrita do que a empresa precisa, com uma situação real por linha e atenção especial à busca e ao controle de duplicidade. Inclui roteiro único de demonstração e quadro comparativo; contratar é da empresa.
Plano de transição por etapas
Ordem das tabelas a arrumar, prazo e forma de conferência de cada correção, regras para a migração e nova amostra no trimestre seguinte para comparar com a primeira.
Nove semanas: da amostra à regra que a equipe passa a usar
Cada etapa termina com uma decisão tomada pela sua equipe, não por nós. Nosso papel é trazer a amostra, a contagem e as opções escritas.
- Etapa 1
Amostra do cadastro
Extraímos uma amostra das tabelas principais e contamos, linha por linha, repetições, campos vazios e grafias divergentes.
- Etapa 2
Entrevistas com quem preenche
Conversas curtas com quem abre ficha todo dia. É aí que se descobre por que o registro errado foi criado.
- Etapa 3
Mapa do caminho dos dados
De onde vem cada tabela, quem alimenta e quem lê. Um desenho em uma folha, sem termos técnicos.
- Etapa 4
Regras de preenchimento
Como escrever nome, código, unidade e endereço, com exemplos certos e errados lado a lado.
- Etapa 5
Oficina com a equipe
Duas horas com quem vai aplicar as regras, corrigindo o texto delas até ficar claro para quem digita.
- Etapa 6
Plano de arrumação por etapas
Que tabela entra primeiro, quem responde, em que prazo e como a correção será conferida.
Três formatos de trabalho
A diferença está no tamanho da amostra e no tempo de acompanhamento.
Leitura de amostra
- Amostra de uma tabela principal
- Contagem de repetições e vazios
- Relatório com os casos encontrados
- Reunião de apresentação
Arrumação completa
- Amostra de todas as tabelas principais
- Entrevistas com quem preenche
- Regras de preenchimento e oficina
- Plano de arrumação por etapas
Acompanhamento
- Conferência do que foi corrigido
- Revisão das regras com a equipe
- Nova amostra a cada trimestre
- Relatório comparativo entre amostras
O que perguntam antes de abrir o cadastro para nós
Seis respostas sobre acesso, sigilo e o que sai daqui.
Vocês precisam de acesso ao nosso sistema?
Preferimos uma extração em planilha, feita pela sua equipe, com as colunas combinadas. Quando o acesso de leitura é mais simples para vocês, usamos acesso de leitura — nunca de alteração.
Vocês corrigem os registros por nós?
Não. A correção fica com quem conhece o dado, e acompanhamos o critério. Correção feita de fora costuma apagar informação que só a sua equipe sabe interpretar.
Como fica o sigilo da nossa base?
Termo de sigilo assinado antes da extração, amostra guardada em pasta com acesso nominal e devolução ou destruição do material ao fim do trabalho, conforme vocês pedirem.
Dá para fazer isso durante uma troca de sistema?
Dá, e é o melhor momento. A regra de preenchimento nova entra junto com a migração, e o cadastro antigo é corrigido antes de atravessar.
Quanto tempo leva a oficina com a equipe?
Duas horas, com quem digita. O texto das regras sai dessa conversa, porque regra escrita sem quem preenche não é seguida.
E se a bagunça estiver em papel, e não em sistema?
O trabalho é o mesmo: a amostra vira uma seleção de fichas físicas, e a contagem é feita à mão. Já fizemos assim várias vezes.
Peça a leitura de uma tabela só
Escolha o cadastro que mais atrapalha e envie uma amostra dele. Em duas semanas devolvemos a contagem dos casos encontrados e a proposta de regra.